6 điểm giúp bạn nâng kỹ năng viết email

Thảo luận trong 'Việc làm - Tuyển dụng'

  1. gngocha95

    gngocha95 Member

    Bài viết:
    514
    Đã được thích:
    0
    Công nghệ thông tin làm thay đổi căn bản cách mà ngày nay chúng ta làm việc. Trước đây khi cần phải trao đổi gì thì chỉ có thể gặp trực tiếp, gọi điện thoại hoặc viết thư tay. Ngày nay hầu hết các trao đổi của chúng ta hàng ngày là qua thư điện tử (email).

    Quản lý giao việc qua email và cũng nhận các báo cáo qua email. Cho dù công ty nhỏ hay công ty lớn thì các trao đổi trong nội bộ chủ yếu vẫn là email. Kể cả khi bạn thông báo nghỉ việc hay là than thở cái gì đó thì thường cũng vẫn qua email

    Người bán thuyết phục khách hàng qua email, ký hợp đồng qua email. Họ có thể làm việc với nhau rất nhiều đơn hàng và rất lâu nhưng có khi cũng chẳng gặp nhau bao giờ thậm chí còn không biết mặt nhau.

    Lợi ich của email là giúp cho người ta có nhiều thời gian suy nghĩ hơn. Đặc biệt là những người nói kém thì càng thích trao đổi qua email. Email cũng giúp trao đổi năng suất hơn, thay vì nói với từng người thì chỉ nhét địa chỉ người nhận thêm vào, cần thì copy paste cũng đơn giản. Email cũng giúp cho việc lưu lại tiến trình trao đổi phục vụ cho tra cứu sau này thuận lợi hơn.

    Khi viết tốt email bạn cũng đương nhiên sẽ viết tốt trong mọi tình huống khác. Mà Viết và Nói là hai công cụ chính để chúng ta giao tiếp với những người khác. Entry này tôi chia sẻ một số kinh nghiệm của tôi về viết email:

    1.Sử dụng một mail client

    Cho dù webmail có phát triển nhiều tính năng tới đâu thì một mail client là yêu cầu tối thiểu đối với những ai có sử dụng mail trong công việc.

    gmail_logo1Sử dụng webmail là bạn vào các trang như gmail.com, mail.yahoo.com sau đó đọc thư, soạn thư ngay trên đó. Còn mail client là bạn sử dụng một phần mềm quản lý thư như là Outlook. Sử dụng một mail client có thể đọc thư nhiều lần, gắn và bỏ file attach nhanh chóng, lưu trữ email thành file trên máy tính, đọc soạn email khi không có kết nối internet,….

    Ưu điểm lớn nhất của mail client là ta có thể đọc đi đọc lại file attach nhiều lần để đảm bảo chắc chắn rằng ta không gửi nhầm file, nội dung file đúng như những gì ta mong muốn.

    Mong muốn làm việc ở công ty đẳng cấp, có 1 người sếp như mơ, tham khảo thêm http://hoahoctro.vn/tin-tuc/4-dau-hieu-ban-da-gap-mot-nguoi-sep-trong-mo


    2. Nên có bao nhiêu email

    Nếu tôi là người chưa biết gì về bạn tôi sẽ nhét email của bạn vào google và tìm kiếm thông tin về bạn. Do vậy để định hướng được luồng tìm kiếm của tôi bạn sẽ phải có tối thiểu 2 email. Một email cho công việc và một email cho các vấn đề khác.

    Email cho các vấn đề khác dùng để đăng ký tài khoản các mạng xã hội, diễn đàn, tin rao vặt,…. Email cho công việc thì chỉ dùng cho các nội dung nghiêm túc.

    Làm sao đó để luồng tìm kiếm của họ sẽ mang lại những thông tin có ích cho bạn. Ví dụ nếu như tôi muốn người đọc thấy blog này của tôi, tôi sẽ dùng email admin@chienluocsong.com để gửi. Hoặc nếu tôi dùng một email khác thì tôi sẽ ghi địa chỉ blog nguyenvietdung.com của mình ở phía dưới chữ ký.

    Việc mình xuất hiện trên mạng internet như thế nào rất quan trọng ngày nay. Đừng để nhà tuyển dụng khi tìm hiểu về bạn toàn thấy những comment, những thảo luận, những tin rao vặt lung tung.


    3.Đừng nghĩ rằng chỉ mỗi người nhận sẽ đọc email của mình.

    Lúc đang tức giận đừng có dại viết mail gửi cho người mà ta muốn trút cơn tức. Lời nói gió bay còn email sẽ vẫn còn đó. Hãy luôn luôn nghĩ rằng nếu như người khác đọc email này thì họ sẽ nghĩ sao vì người nhận họ có thể forward mail đó cho bất cứ ai. Do vậy nguyên tắc là:

    Không trút cơn giận thông qua email
    Không nói xấu ai qua email
    Nội dung gửi không gây thiệt hại cho ta cho dù bất cứ ai đọc nó.


    4.Bố cục một email

    Một email giống như một bài văn; có mở bài, thân bài, kết luận.

    Mở bài:

    Nêu lý do tại sao có email này. Ví dụ :

    Thông qua anh A em được biết về anh và anh đang quan tâm về …..Vì vậy em viết mail này gửi anh.
    Hôm 5/4 anh có giao cho em báo cáo về việc …..Sau khi tổng hợp em xin báo cáo anh…. ( thông thường ta sẽ reply lại chính cái mail mà người đó gửi)
    Trong email lần trước (ngày ../…/…) em có nêu vấn đề ……Theo như yêu cầu của anh cần phải làm rõ/làm lại/ bổ sung. Sau khi nghiên cứu kỹ em gửi anh nội dung như sau:…
    Mở bài sẽ cho người đọc biết bạn là ai và bạn sẽ nói về chủ đề gì.

    Thân bài:

    Email của ta là để trình bày, thuyết phục về một vấn đề nào đó. Việc trình bày sẽ phải xuất phát từ nhu cầu của người đọc. Họ muốn ta trình bày vấn đề gì, trình độ của họ đang ở đâu, họ đã có thông tin gì rồi, ….

    Chúng ta tránh sai lầm là chỉ chăm chăm vào cái chúng ta muốn nói mặc kệ người nghe là ai giống như việc bán hàng mà chỉ quan tâm tới sản phẩm.

    Hãy nghĩ như người đọc. Tưởng tượng rằng khi đọc email đó người đọc sẽ suy nghĩ như thế nào, phản ứng ra sao. Giống như việc đánh cờ, khi đi nước A bạn biết họ sẽ đi nước B và bạn sẽ đi nước C… Rào chắn để làm sao họ đi theo đúng con đường mà ta đã định sẵn.


    Kết luận

    Bước này nhắc lại cái điều ta muốn truyền đạt sau đó trình bày các tài liệu đính kèm. Phải làm sao để người đọc có thể ra ngay quyết định mà không phải tìm kiếm hay hỏi lại.

    Ví dụ nếu mail của bạn có liên kết về nội dung với một email nào đó mà bạn đã gửi trước đó thì ghi ngày bạn gửi mail đó để người đọc có thể tìm mail đó dễ dàng. Nếu đó là một tài liệu trên mạng thì hãy để đường link download; nếu file đó nhỏ hơn 1MB thì hãy download xuống và để trong attach file.

    Nguồn: https://vtc.vn/
    :
    Đang tải...

Chia sẻ trang này